Organisationsentwicklung
Wir machen die Verwaltung fit für die Zukunft
Unsere Organisation entwickelt sich: So rüstet sich die Gemeinde Bassersdorf für die Zukunft
Unsere Verwaltung soll für Sie unkompliziert, zuverlässig und nah sein. Deshalb rüstet sich die Gemeinde Bassersdorf für die Zukunft und hat eine umfassende Organisationsentwicklung gestartet. Ein Projektteam widmet sich in den nächsten Monaten den zentralen Fragen: Wer ist wofür zuständig? Wie geben wir Wissen weiter? Welche Werte leben wir auf der Gemeindeverwaltung?
Durch die gezielte Verbesserung von Abläufen und Strukturen wollen wir die Effizienz und Zusammenarbeit aller Beteiligten schärfen. So machen wir Bassersdorf noch lebenswerter und stellen sicher, dass wir auch in Zukunft bestmögliche Dienstleistungen für die Menschen erbringen, die hier leben.
Warum eine Organisationsentwicklung wichtig ist
Die Anforderungen an eine moderne Gemeinde steigen stetig: komplexe Aufgaben, dynamische Prozesse und die fortschreitende Digitalisierung prägen den Alltag. Um bestmögliche Dienstleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger zu sichern, entwickeln wir unsere Organisation konsequent weiter. Im Fokus stehen verbesserte Zusammenarbeit, eine moderne Kultur und optimierte Abläufe – für eine zukunftsfähige und effiziente Gemeinde. Die Bevölkerung profitiert weiterhin von einer hohen Servicequalität, während wir für unsere Mitarbeitenden ein attraktives, wertschätzendes Arbeitsumfeld schaffen.
Projektverlauf
Das ist bisher geschehen:
- Fundierte Analysephase: Durch strukturierte Interviews mit Mitarbeitenden und Behördenmitgliedern haben wir wertvolle Erkenntnisse über Stärken und Potenziale gesammelt.
- Ableitung von Handlungsfeldern: Aus den Analysen wurden drei strategische Handlungsfelder abgeleitet, die prioritär bearbeitet werden müssen.
- Strategische Freigabe: Am 19. August 2025 hat der Gemeinderat die finalen Projektaufträge genehmigt und die notwendigen Projektkredite freigegeben.
So geht es weiter:
Die operative Umsetzung der Organisationsentwicklung nimmt nun Fahrt auf! Unsere Projekte laufen parallel und sind zeitlich wie folgt geplant:
Wie sich das Projekt Schritt für Schritt entwickelt, lesen Sie fortlaufend auf unserer Website und im Dorfblitz.
Unsere Handlungsfelder im Überblick
Die Arbeit konzentriert sich auf folgende drei prioritäre Bereiche, die unsere Verwaltung nachhaltig stärken sollen:
HF 1: Organisationsstruktur und Instrumente
Fit für die Zukunft: Die Verwaltung von morgen
Um die Gemeindeverwaltung für die Zukunft fit zu machen, hat Bassersdorf eine Organisationsentwicklung gestartet. Eines der zentralen Handlungsfelder in diesem Prozess betrifft die Organisationsstruktur und deren Instrumente dazu. Hier erfahren Sie alles Wichtige dazu.
Herausforderung
Interviews mit Mitarbeitenden aus Verwaltung, Politik und Behörden haben gezeigt: Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten der Akteure sind nicht immer klar definiert. An manchen Schnittstellen zwischen Verwaltung und Politik bestehen Lücken oder sie funktionieren nicht reibungslos. Zudem nutzen Gemeinderat und Verwaltung teilweise nicht die gleichen Instrumente und Methoden für die Planung, die Steuerung und das Controlling. Die Gemeinde muss ihre aktuelle Struktur überarbeiten, um den kommenden Herausforderungen gerecht zu werden.
Kernfrage
Sind die Rollen und Aufgaben in unserer Organisationsstruktur so verteilt, dass Führung und Zusammenarbeit gut funktionieren?
Ziele
Die Gemeinde prüft, ob die Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten in der Verwaltung so verteilt sind, dass eine gute und effiziente Zusammenarbeit möglich ist. Um das zu erreichen, hat das Projektteam fünf Ziele definiert. Die Gemeinde möchte:
- Die Organisationsstruktur von Verwaltung, Behörden und Kommissionen klären und ordnen.
- Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten klar festlegen und die Rollen der verschiedenen Akteure definieren.
- Ein gemeinsames Verständnis für die Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat und Verwaltung schaffen.
- Ein System entwickeln, mit dem der Gemeinderat Ziele für die nächsten vier Jahre festlegt, die Verwaltung diese umsetzt und geprüft wird, ob sie erreicht werden.
- Ein Steuerungs-Werkzeug definieren, das bei Planung und Investitionen unterstützt.
Vorgehen
Das Projektteam prüft zunächst die Struktur und die Führungsinstrumente der Gemeinde, klärt in Workshops die Rollen aller Beteiligten und legt danach Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten fest. In kleinen Teams entwickelt das Team passende Werkzeuge und einen Jahresplan, der festlegt, wann Ziele überprüft und angepasst werden. Danach setzen Verwaltung und Politik die Schritte um.
Nutzen für die Gemeinde
- Klare Zuständigkeiten: Alle Akteure wissen, wer welche Aufgaben übernimmt und können dadurch effizienter arbeiten.
- Engere Zusammenarbeit: Verwaltung und Politik rücken näher zusammen.
- Transparente Schnittstellen: Die Rollen von Gemeinderat und Verwaltung sind klar definiert.
- Verlässliche Grundlagen: Die Gemeinde kann wichtige Themen über Jahre hinweg gezielt planen, umsetzen und steuern.
HF 2: Prozessmanagement und Wissenssicherung
Fit für die Zukunft: Die Verwaltung von morgen
Um die Gemeindeverwaltung für die Zukunft fit zu machen, hat die Gemeinde Bassersdorf eine Organisationsentwicklung gestartet. Ein zentrales Handlungsfeld betrifft dabei das Prozessmanagement und die Wissenssicherung. Hier erfahren Sie alles Wichtige dazu.
Herausforderung
Interviews haben gezeigt, dass in unserer Organisation Prozesse nicht immer systematisch erfasst, gesteuert und weiterentwickelt werden. Das führt dazu, dass besonders bereichsübergreifende Themen aufwändig zu bewirtschaften und wenig transparent sind. Ausserdem ist Wissen oft an Personen gebunden. Wenn diese Personen abwesend sind oder ihren Job wechseln, ist das Wissen nicht verfügbar oder geht verloren.
Kernfrage
Sind die Prozesse in unserer Gemeinde so definiert, dass Know-How für alle nötigen Personen gut verfügbar ist?
Ziele
Die Gemeinde Bassersdorf prüft, wie Prozesse und Wissen so organisiert werden können, dass sie effizient, transparent und zukunftsgerichtet sind. Um das zu erreichen, hat das Projektteam folgende Ziele definiert:
- Ein einheitliches, strukturiertes Prozess- und Wissensmanagement schaffen.
- Alle relevanten Prozesse digital und zentral dokumentieren.
- Ein Instrument für Prozessbeschreibungen mit klaren Verantwortlichkeiten einführen.
- Digitale Technologien wie Automatisierung und KI nutzen, um Abläufe effizienter zu gestalten.
- Wissens- und Prozessmanagement verknüpfen und gemeinsam weiterentwickeln.
- Mit definierten Verantwortungsrollen sicherstellen, dass Prozesse laufend gepflegt und qualitativ gesichert sind.
Vorgehen
Das Projektteam analysiert die bestehende Prozesslandschaft, entwickelt eine Prozesslandkarte und führt ein zentrales Managementsystem ein. Kernteams beschreiben Schlüsselprozesse und verknüpfen sie mit Wissen auf einer Plattform. Parallel prüft die Gemeinde den Einsatz moderner Technologien wie KI. Schulungen, Support und klare Verantwortlichkeiten sichern die Umsetzung ab.
Nutzen für die Gemeinde
- Effizienz: Klare Prozesse erleichtern die Zusammenarbeit.
- Qualität: Geregelte Abläufe stellen eine hohe Qualität sicher, z. B. beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
- Wissen: Abteilungen greifen auf einheitliche, verfügbare Wissensgrundlagen zu.
- Basis Digitalisierung: Einheitliche Prozesse schaffen eine Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.
HF 3: Führungs- und Zusammenarbeitskultur
Fit für die Zukunft: Die Verwaltung von morgen
Die laufende Organisationsentwicklung soll die Gemeinde Bassersdorf fit für die Zukunft machen. Das Handlungsfeld Führungs- und Zusammenarbeitskultur ist Teil des Prozesses. Hier erfahren Sie alles Wichtige dazu.
Herausforderung
Die Vorstudie und Interviews haben gezeigt: In unserer Organisation gibt es unterschiedliche Vorstellungen von Führung und Wertehaltungen. Mitarbeitende wünschen sich mehr Zielorientierung, Klarheit und Reflexion. Eine starke Organisationskultur ist entscheidend, damit Verwaltung und Politik vertrauensvoll zusammenarbeiten und strategische wie operative Ziele erfolgreich umsetzen können.
Kernfrage
Wie gelingt es, ein einheitliches Wertefundament und ein gemeinsames Verständnis von Führung und Zusammenarbeit zu schaffen?
Ziele
Die Gemeinde möchte sicherstellen, dass Führung und Zusammenarbeit auf einer klaren, gemeinsamen Basis stehen. Dazu wurden folgende Ziele definiert:
- Ein gemeinsames Führungs- und Zusammenarbeitsverständnis entwickeln.
- Ein breit abgestütztes Wertefundament erarbeiten.
- Praxisnahe Führungsgrundsätze für den Alltag etablieren.
- Eine reflektierende, zielorientierte Kultur fördern, die Lernen und Weiterentwicklung ermöglicht.
Vorgehen
Das Projekt startete im Juni 2025 mit einer Strategietagung der Geschäftsleitung. Anschliessend möchte die Gemeinde klare Führungsgrundsätze entwickeln und den Gemeinderat sowie alle operativen Führungspersonen in den Prozess einbeziehen, um ein gemeinsames Wertebild zu entwickeln. Danach wird die Gemeinde Bassersdorf die Ergebnisse in den Führungsinstrumenten verankern und in die Kommunikation integrieren.
Nutzen für die Gemeinde
- Identifikation: Mitarbeitende identifizieren sich stärker mit dem Arbeitgeber und sind motivierter.
- Konsistenz: Durch alle Ebenen herrscht ein einheitliches Führungsverständnis, es gelten verbindliche Richtlinien.
- Vertrauen: Die Erwartungen an alle sind klar, das fördert das gegenseitige Vertrauen.
- Teamwork: Die Zusammenarbeit zwischen Bereichen und Hierarchien funktioniert besser.
- Klarheit: Es herrscht eine klar definierte Unternehmenskultur, sodass strategische und operative Arbeiten besser umgesetzt werden können.
Für Rückfragen steht zur Verfügung:
Luca Trivigno, Projektleiter Entwicklung & Strategie, Tel. 044 838 86 09, E-Mail